Systemy zarządzania organizacją Badania marketingowe

Zarządzanie projektami

Czy w Twojej organizacji jest osoba, która zna wszystkie szczegóły zleceń lepiej niż przedszkolak hity Majki Jeżowskiej? Czy jesteś absolutnie pewny, że wszystkie projekty są realizowane zgodnie ze strategią Twojej organizacji? Przejmij pełną kontrolę nad projektami w swojej firmie!

Zakres i jakość
Na Twój projekt wpływ mają jednocześnie 3 kluczowe zmienne.
Czas

Czas

Bez pośpiechu, ale i bez pustych przebiegów. Bez nerwów i zawsze we właściwym momencie. My wiemy, że tylko projekty, które są realizowane zgodnie z przyjętym harmonogramem, mają szanse odnieść sukces.

Koszty

Koszty

Jest jeden element, od którego zależą czas, jakość, zakres oraz zasoby zaangażowane w realizację projektu.
To koszty. Już na samym początku zaplanuj je tak, aby jak najefektywniej wykorzystać potencjał firmy.

Zasoby

Zasoby

Jak efektywnie wykorzystać potencjał każdego członka zespołu? Jak rozdzielić zadania, aby każdy robił dokładnie to, co potrafi najlepiej? Ile osób powinno pracować nad danym projektem? Zarządzaj swoim zespołem tak, abyście wspólnie stworzyli projekt, który przejdzie do historii.

Na którym poziomie jest Twoja firma?

Każdy projekt to kolejny krok firmy. Poszczególne firmy w różnym stopniu panują nad tymi aspektami, a tym samym znajdują się na różnych poziomach rozwoju.

Organizacja zorientowana na projekty

Poziom 4

Strategiczne zarządzanie projektami

Poziom 3

Operacyjne zarządzanie projektami

Poziom 2

Realizowanie projektów ad hoc

Poziom 1

Organizacja zorientowana na projekty

Poziom 4
Charakterystyka

Zespół pracuje jak orkiestra. Teamy uzupełniają się kompetencjami i są strategicznie zarządzane. Czas, koszty, a nawet ryzyko są pod Twoją pełną kontrolą. A Ty? Jesteś spokojnym człowiekiem.

Efekty

Elastyczne zarządzanie projektami (osiągane dzięki wysokiej kulturze pracy zespołowej) wpływa na możliwość dostosowywania się do potrzeb klientów, a zatem na najwyższą efektywność podejmowanych działań. To naprawdę możliwe!

Pozostałe efekty:
  • wysoki wskaźnik powodzenia projektów,
  • duża skuteczność w realizacji zadań dla klientów,
  • umiejętność radzenia sobie ze zmieniającymi się warunkami projektów (odpowiednie mechanizmy),
  • zadowolenie klientów,
  • duża efektywność realizowanych projektów,
  • bardzo wysoki stopień motywacji pracowników.

Strategiczne zarządzanie projektami

Poziom 3
Charakterystyka

Jednolity model pracy nad projektami zdecydowanie uspokaja pracę – zespoły uzupełniają się kompetencjami, a świadomość celu projektu jest naprawdę wysoka.

Efekty

Realizowane projekty są rzeczywiście zgodne ze strategią organizacji, zespół pracuje efektywnie i jest zmobilizowany, jednak organizacji brakuje jednego elementu: elastyczności, która umożliwia dostosowywanie się do wymagań klientów.

Pozostałe efekty:
  • organizacja efektywniej i sprawniej realizuje wyznaczone cele strategiczne,
  • projekty są konsekwentnie realizowane,
  • dzięki projektom osiąga się wyznaczone cele i założenia,
  • w realizacji projektów panuje porządek (nie są one sprzeczne i nie wykluczają się),
  • wzmacnia się motywacja pracowników i w coraz większym stopniu uczestniczą oni w realizacji projektów,
  • większość projektów kończy się sukcesem.

Operacyjne zarządzanie projektami

Poziom 2
Charakterystyka

Dzięki zaangażowaniu koordynatora projektu pojedyncze projekty kończą się sukcesem. Ale czy ten poziom jest satysfakcjonujący?

Efekt

Notoryczne przekraczanie budżetów, terminów i niewystarczająca jakość zrealizowanych projektów to częsty efekt braku systemu zarządzania.

Pozostałe efekty:
  • projekty często dublują pewne zadania,
  • niektóre projekty wzajemnie się wykluczają, a mimo to są realizowane,
  • pracownicy mają stosunkowo niską motywację,
  • efektywność realizowanych projektów jest niska,
  • często przekraczane są budżety oraz terminy, jakość i efekty projektu okazują się inne od założeń itp.,
  • tylko pojedyncze projekty kończą się sukcesem.

Realizowanie projektów ad hoc

Poziom 1
Charakterystyka

Model pracy polecany miłośnikom emocji, jakich dostarcza rosyjska ruletka. Zarządzanie projektem bez planu, celu ani sposobu.

Efekty

Brak celu, nieefektywne wykorzystanie potencjału zespołu, chaos organizacyjny to właśnie efekty pracy nad projektem bez uprzedniego planu czy systemu zarządzania.

Pozostałe efekty:
  • brak precyzyjnego określenia celu projektu,
  • cele szczegółowe projektu mogą się nawzajem wykluczać,
  • cele projektu mogą być rozbieżne z celami organizacji,
  • zespół projektowy reaguje na bieżące bodźce (zamiast realizować konkretne wyznaczonych zadania),
  • pomiędzy pracownikami powstają napięcia,
  • ryzyko nieukończenia projektów pozostaje wysokie,
  • motywacja pracowników jest słaba.

Jak pracujemy

Profesjonalizm. Bezpieczeństwo. Inteligencja.

Przeprowadzenie audytu

Zaczynamy od audytu

Sprawdzamy, co i jak działa. Co nie działa. I co powinno zadziałać, abyś mógł jak najefektywniej pracować i osiągać swoje cele.

Co robimy na tym etapie?

  • Poznajemy specyfikę funkcjonowania organizacji.
  • Analizujemy kluczowe procesy organizacji.
  • Dokładnie zapoznajemy się ze strategią organizacji.
  • Badamy systemy zarządzania projektami (jeżeli istnieją).
  • Analizujemy już zrealizowane projekty.
  • Sprawdzamy systemy, które powinny współgrać z systemem zarządzania projektami.
  • Przeprowadzamy analizę innych elementów – zależnie od specyfiki organizacji.

Dobór metod

Najważniejsze to wiedzieć JAK.

Aby osiągnąć cel, trzeba dwóch rzeczy – zdefiniować go i określić mechanizm jego osiągnięcia. My Ci w tym pomożemy.

Co robimy na tym etapie?

  • Sprawdzamy specyfikę organizacji.
  • Badamy specyfikę realizowanych projektów.
  • Analizujemy standardowe metody zarządzania projektami.
  • Jeżeli to konieczne, tworzymy zbiór metod specjalnie z myślą o konkretnej organizacji.

Opracowanie systemu

Koniec teorii, przechodzimy do praktyki.

Kiedy już określimy metody działań, zaczniemy wdrażać je w życie. Zbudujemy schemat systemu zarządzania projektami, który będzie absolutnie idealny dla Twojej firmy.

Co robimy na tym etapie?

  • Konstruujemy schemat systemu zarządzania projektami.
  • Dobieramy metody zarządzania projektami (na bazie PMA, iPMA, PRINCE2®, TOC, LFA, UNIDO itp.).
  • Budujemy procedury projektowe.
  • Tworzymy mechanizmy: analiz potrzeb projektowych, formułowania, realizacji i zakończenia projektu, a także przekazania go do eksploatacji.
  • Tworzymy formularze.
  • Budujemy system komunikacji.
  • Tworzymy inne elementy – zależnie od specyfiki organizacji.
  • Dobieramy rozwiązanie informatyczne.

Testy oraz modyfikacje

Testujemy, testujemy, testujemy.

Jesteśmy raczej nieomylni, ale lubimy sprawdzać i weryfikować to, co robimy. Dlatego opracowany dla Twojej organizacji system poddamy najostrzejszym testom. I kolejnym testom.

Co robimy na tym etapie?

  • Sprawdzamy, czy metody i schemat zarządzania projektami są spójne i szczelne.
  • Testujemy system na istniejących projektach lub na nowo utworzonym projekcie.
  • Sprawdzamy, czy mechanizmy projektowe są zgodne z mechanizmami istniejącymi wewnątrz organizacji.
  • Prezentujemy efekty naszej pracy kierownictwu i menedżerom.
  • Wprowadzamy poprawki.

Wdrożenie systemu

Wielki dzień – wdrażamy system.

Kiedy system zarządzania w Twojej firmie przejdzie wszystkie testy, zaczniemy go wdrażać. Zapoznamy z nim zespół, rozpoczniemy monitoring i zawsze będziemy do Twojej dyspozycji. Spokojnie :)

Co robimy na tym etapie?

  • Szkolimy.
  • Wprowadzamy do realizacji.
  • Monitorujemy działanie systemu.
  • Wspieramy użytkowników.

Zainteresowała Cię nasza oferta?

Jeżeli masz ciekawy projekt, ale nie dysponujesz zasobami do jego realizacji – jesteśmy do Twojej dyspozycji.
Partner strategiczny
Wojciech Plechta
Szef Zespołu Wdrożeń
Systemów Zarządzania Projektami
Skontaktuj się z nami